Spitex: Planung und Fakturierung, Mobile Erfassung, Rai-HC

7908036_lDie Organisation eines Spitex-Betriebes ist eine verantwortungsvolle und herausfordernde Aufgabe. Der Administrator benötigt deshalb Software-Werkzeuge, welche sich durch hohe Flexibilität und intuitive Benutzeroberfläche auszeichnen. Dabei muss natürlich eine umfassende Funktionalität gewährleistet sein.

 

Die Branchenlösung a-office Spitex basiert auf folgenden Basis-Modulen:

  • Adress-Verwaltung
  • Fakturierung (Auftragsbearbeitung)
  • Leistungserfassung, Planung
  • Arbeitszeit-Erfassung
  • Schnittstelle Buchhaltung
  • Schnittstelle Lohnbuchhaltung

 

Optional stehen weitere Module zur Verfügung:
  • Lagerverwaltung
  • Einkauf
  • Korrespondenz
  • Dokumentenverwaltung

 

Von der Planung bis zur BuchhaltungDienstplan

Mit a-office erhalten Sie ein Werkzeug, welches Sie in allen wichtigen Arbeitsprozessen von der Planung bis zur Buchhaltung unterstützt. Dabei wurde darauf geachtet, dass Daten nie doppelt bearbeitet werden müssen und die Prozesse immer auf den bereits vorhandenen Informationen aufbauen.

 

Prozesse

Die nachfolgende Übersicht gibt Ihnen eine Vorstellung der Abläufe

AblaufAdmin

Ablauf Administration

AblaufPlanung

Ablauf Planung

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Kombination mit anderen Modulen

Natürlich kann die Spitex Branchensoftware in Kombination mit den meisten andern Modulen genutzt werden. Informieren Sie sich im Bereich „Module“ über mögliche Ergänzungen.

 

Die Planung beinhaltet zwei Ebenen:

  • Die langfristige Dienstplanung 

Hier entscheiden Sie, welche Mitarbeiter wann arbeiten und legen fest, an welchen Tagen welche Ressourcen benötigt werden.

Dienstplan

Erfassung Dienstplan

z.B.
Montags: 350% Behandlungs-Pflege, 500% Grundpflege, 400% Haushalt
Dienstag: 300% Behandlungs-Pflege, 400% Grundpflege, 600% Haushalt
Mittwoch: …..

Sonntag: 250% Behandlungs-Pflege, 300% Grundpflege, 50% Haushalt.

Je nach Zeitsaldo, welches pro Mitarbeiter eingeblendet wird, können Mitarbeiter mehr oder weniger intensiv geplant werden. Die täglich benötigten Ressourcen können aus den Klientenvorgaben ausgewertet werden.
Im Zusammenzug unten ist ersichtlich, ob die täglich benötigten Ressourcen richtig geplant sind
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  • Die wöchentliche Einsatzplanung
    Die Einsatzplanung basiert auf Vorlagen (Leistungen und bevorzugten Mitarbeitern zu vordefinierten Tagen und Zeiten), welche bei den Klienten hinterlegt sind. Aus diesen Vorlagen werden die Einsätze automatisch erstellt.
    Mit komfortablen Planungswerkzeugen können die automatisch erstellen Einsätze bereinigt und gestaffelt einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden. Mit Drag&Drop können einzelne Einsätze oder ganze Gruppen  zu einem andern Mitarbeiter verschoben werden.
    Die fertige Planung kann im WEB veröffentlicht und von Mitarbeitern aus ao-Mobile, der mobilen Leistungserfassung, abgerufen werden. Eine Alternative ist der Druck von Mitarbeiter-Einsatzplänen oder der Versand als PDF per Mail.

 

iphone_RapportListe

Persönlicher Einsatzplan auf iPhone

ao-Mobile ist das Leitwerkzeug für die Mitarbeiter unterwegs. Die geplanten und veröffentlichten Einsatz-Daten werden mitarbeitergerecht zu iOS-App „ao-Mobile“ heruntergeladen und auf dem Mobilgerät (iPhone oder iPad) gespeichert. Die geplanten Einsätze, Kundendaten, Leistungen und Materiallisten stehen zur Verfügung und können mit wenigen Klicks bestätigt oder korrigiert werden.

Nebenbei wird die Arbeitszeit erfasst und am Abend werden die Daten in der ao-Cloud gespeichert und sind bereit für den Abruf in a-office zur Kontrolle und Fakturierung.

Rechnung Klient

Rechnung Krankenkasse

Rechnungen erstellen

Die Aufbereitung der Rechnung ist ein sehr komfortabler Prozess. Nachdem die Rapportdaten von ao-Mobile zurück gelesen, bereinigt und geprüft sind, können aus diesen die Rechnungen erstellt werden. a-office erstellt automatisch separate Rechnungen für Krankenkassen und Klienten. Spezialpositionen wie Klientenbeteiligung und Wegpauschalen werden automatisch gemäss den Kantons-speziefischen Richtlinien eingefügt.

Der Druck der Rechnungen erfolgt aus vorbereiteteren PDF-Dateien. Die elektronische Fakturierung ist in Vorbereitung.

Die Abrechnung der Arbeitszeit ist bei unregelmässiger Arbeitzeit anforderungsreich und auch nicht immer so leicht zu überprüfen. a-office unterstützt bei der Erfassung und bei der Abrechnung der Arbeitszeit mit geeigneten Werkzeugen

Abrechnung Einsatzplan

Manuell erfassen

Für die Erfassung stehen folgende Werkzeuge zur Verfügung:

  1. Manuelle Erfassung bei Bereinigung von Rapporten: Mitarbeiter die ihre Einsatzpläne in Papierform erhalten, notieren die täglichen Arbeitszeiten in die vorgesehenen Felder. Diese wird zusammen mit den Einsätzen verarbeitet und zu a-office übernommen.a
    b
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    iphone_Navigation1

    Erfassung auf Mobilgerät

  2. Elektronische Erfassung auf ao-Mobile mit iPhone/iPad: Die Arbeitszeit wird bei Arbeitsbeginn resp. Arbeitsende per Klick gestartet und gestoppt oder manuell erfasst. Die Zeitdaten werden zusammen mit den Einsätzen via WEB zu a-office übertragen.

a
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Arbeitszeit-Abrechnung

In der Auswertung wird die Arbeitszeit mit der hinterlegten Soll-Arbeitszeit verglichen. Teilzeitarbeit, Ferien, Kompensation, Feiertage, Spesen und vieles mehr ist in den Auswertungen möglich.

Damit die automatischen Prozesse für Planung und Fakturierung genutzt werden können, müssen Stammdaten verschiedenster Art hinterlegt sein. Dies sind:StammdatenAdressen

Adressen mit Vorgaben zu Einsätzen. Die Adressen können ab einer Excel-Liste importiert oder manuell erfasst werden. Die Vorgaben müssen gemäss der Bedarfsabklärung erfasst und laufend aktualisiert werden.

Mitarbeiter mit Arbeitspensen und Ausbildung/Einsatzbereich.

Leistungs- und Material-Artikel mit Details zur Verrechnung, Statistik, Kontierung u.a.
Eine Basis-Artikelstamm wird mit a-office ausgeliefert und kann auf individuelle Wünsche angepasst werden.

Vorgaben für Einsätze

Die Stammdaten können in komfortablen Erfassungsmasken durch den Benutzer erfasst werden. Während der Planung können z.B. Einsatz-Vorgaben, die sich geändert haben, laufend aktualisiert werden.

 

Statistiken sind ein wichtiges Instrument für Spitex-Betriebe, da staatliche Stellen viele Details zum Betrieb und den erbrachten Leistungen wissen wollen um Betriebsbeiträge zu sprechen.

Neben Standard-Auswertungen zu Rapporten und Rechnungen stehen auch eine Reihe von Spitex-Spezifischen Statistiken zur Verfügung. Diese basieren natürlich auch auf den hinterlegten Leistungen, sind allerdings bezüglich Erstellung und Darstellung auf die Spitex-Betriebe angepasst: Die Formulare sind so konzipiert dass sie auch auf individuelle Anforderungen erweitert werden können. Die folgenden Beispiele zeigen was möglich ist

Monatliche Kennzahlen  >>   Anzeigen

Besuchsplan Klient  >>    Anzeigen

Verteilung der Leistungen auf Tage und Tagesabschnitt   >>    Anzeigen
Basis für die täglichen Ressourcen bei der Dienstplanung

Rapporte können nach verschiedenen Kriterien sortiert und ausgewertet werden   >>    Anzeigen

Rapporte nach Leistung und Altersgruppe   >>    Anzeigen

GEF-Auswertungen   >>    Anzeigen

BFS-Auswertung   >>    Anzeigen

Mehr Transparenz, mehr Qualität.
Die Applikation «RAI-HC Schweiz» der Firma Root-Service AG ist das moderne Hilfsmittel, mit dem Spitex-Organisationen die Anforderungen an Kostentransparenz und Qualitätsförderung in der Pflege einfach und schnell umsetzen können. Die Applikation wurde nach den Richtlinien von interRAI und dem Spitex Verband Schweiz in enger Zusammenarbeit mit ausgewiesenen Fachleuten der Gesundheitsbranche entwickelt. Rai-HC integriert sich nahtlos in a-office, weil alle Kunden- und Mitarbeiter-Daten mit ein paar Klicks laufend übernommen werden können.

 

 

Berechnen Sie die monatlichen Kosten für Ihren Bedarf:

 

ao-Shop

ao-Mobile die iOS-App

Gut organisiert mit iPhone oder iPad
iPhoneHand Kopie

 

 

Mitarbeiter die unterwegs sind, arbeiten mit den richtigen Informationen bequemer und schneller!

Funktionen ao-Mobile

Kontaktdaten dabei, Link zu Google Map, Telefonieren oder mailen aus ao-Mobile, Arbeitsplan downloaden, Rapport erfassen, Arbeitsbericht diktieren, Arbeitszeit stempeln, Box, Auswertungen per Mail oder ao-Cloud übertragen. oder gar individuelle Lösungen?

 

  • ao-Mobile START: Die kostenlose Version für Private oder einfache Anforderungen
  • ao-Mobile PLUS: Mit Datenaustausch in der Arbeitsgruppe (Adressen, Rapporte, Aufgaben)
  • ao-Mobile ENTERPRISE: Die Synchronisation mit a-office

 

Details zu ao-Mobile erfahren

 

Individuelle Formulare
Betriebe sind verschieden. a-office  kann sich anpassen und Dokumente und Formulare individuell erstellen, auch in der Sprache des Kunden und mit verknüpften Informationen aus der Datenbank.

 

 

RechnForm

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Speichern - und wieder finden in a-office
Ein Dokument scannen, eine Excelliste Downloaden, ein Word-Dokument schreiben … aber wo speichern?

 

 

 

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