Nachkalkulation und Rechnungsstellung
Mit der Auftragszeiterfassung werden die Zeiten für Arbeiten und Maschinen automatisch erfasst. Da diese Rapporte auf einfache Weise am Werkstatt-Terminal gestartet und beendet werden können, ist die Nachkalkulation später in erster Linie eine Kontrollarbeit. Die Erfassung von Daten entfällt meistens, da für Material auf die Liste der Vorkalkulation zurückgegriffen werden kann und die Arbeitsrapporte mit Hilfe der Auftragszeiterfassung schon dem richtigen Auftrag zugeordnet sind.
In einer übersichtlichen Kalkulation können die Kosten pro Auftragsposition ermittelt werden. Je nach Situation werden diese Kosten zum Auftrag hochgerechnet oder bleiben als Betriebs-Information im Hintergrund verfügbar.
Für die Verrechnung werden die Auftragsdaten zu einer Rechnung gewandelt oder dupliziert. Die Rechnung kann entweder auf der ursprünglich erstellten Auftragsbestätigung oder auf den gemäss Nachkalkulation effektiv erbrachten Leistungen erfolgen. Der Druck zusammen mit einem ESR- Einzahlungsschein erleichtert später die die Zahlungskontrolle. Je nach Buchhaltungs-Schnittstelle wird die Zahlung der Rechnungen in a-office oder in der Buchhaltung überwacht. In jedem Falle können die Faktura-Daten über eine normierte Schnittstelle zur Buchhaltung (Sage50) übergeben werden.
Die Debitoren-Zahlungen werden in Form eine V11-Zahlungsdatei vom Finanzinstitut abgeholt und können in a-office oder der Buchhaltung eingelesen werden. Ein 4-Stufiges Mahnwesen ermöglicht eine einfache Überwachung der Zahlungen. Mit ein paar Klicks können überfällige Rechnungen gemahnt werden.
