Auftragsabwicklung für die Erfassung von Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen
Die Auftragsabwicklung ist das Werkzeug zur Präsentation Ihrer Leistungen für den Kunden. Dieses Werkzeug ermöglicht es Aufträge übersichtlich und transparent in der Sprache des Kunden zu erfassen.
Im Hintergrund verwenden Sie einen Artikelstamm, den Sie selber laufend erweitern und ergänzen. Sie können einen im Auftrag erfassten Text leicht zum Artikelstamm senden, um den gleichen Text später wieder verwenden zu können.
Mit Hilfe von Zwischentotalen und Optionen können Kosten strukturiert aufgeführt oder Varianten ohne Einfluss auf das Gesamttotal dargestellt werden. Ja ganze Textblöcke und Beschreibungen können fertig formatiert aus dem Artikelstamm übernommen und anschliessend auf die aktuelle Situation angepasst werden.
Für Längen-, Flächen und Volumenberechnungen können pro Auftragsposition bis zu 25 Einzelmasse erfasst werden, welche automatisch berechnet und addiert werden. Damit können Ausmasse mit minimalem Aufwand und leicht nachvollziebar dargestellt werden.
Das Auftragstotal wird automatisch berechnet, Sie können dabei mehrere Rabatte und Skonto ausweisen, einen Pauschalzuschlag einsetzen oder bereits erfolgte Vorauszahlungen in Abzug bringen.
Die Mehrwertsteuer wird entsprechend den gestzlichen Vorgaben berechnet und angezeigt.
Sollten Artikeldaten von externen Stellen, z.B. Lieferanten in Excel- oder Text-Form zur Verfügung stehen, so können diese in a-office importiert und für die Auftragsabwicklung genutzt werden.
Servicerapport
Für Service- oder Kleinaufträge können Sie aus dem vorerfassten Auftrag einen Arbeitsrapport erstellen. Hier ist die genaue Anschrift des Kunden, Telefon/Mobile-Nummer und eine Kurzbeschreibung zum Auftrag enthalten. Der Arbeitsrapport kann allenfalls auf chemisches Durchschlag-Papier gedruckt werden. Beim Kunden wird der Rapport durch Ihren Mitarbeiter mit Arbeitszeit und verwendetem Material ergänzt. Mit der Unterschrift des Kunden erhalten Sie so ein rechtsgültiges Dokument für die Verrechnung der Leistungen.
