Zahlungskontrolle und Mahnwesen

In der Auftragsabwicklung haben sie als letzten Schritt die Rechnung für die erbrachten Leistungen erstellt. Nun geht es darum den Geldfluss zu überwachen und allenfalls den Kunden auf den Verfall einer Zahlung aufmerksam zu machen.

Einfache Debitoren-Verwaltung

Wenn Sie die Zahlungen unabhängig von der Buchhaltung überwachen wollen, was normalerweise bei einer MWSt-Abrechnung nach Vereinahmung (Geldfluss) der Fall ist, dann nutzen Sie die Debitoren-Verwaltung in a-office.

Hier können folgende Arbeiten erledigt werden:

• Manuelle Erfassung von Zahlungen (Barzahlungen, WIR-Zahlungen)

• Einlesen von ESR-Zahlungen bei Ihrem Finanzinstitut (In Kombination mit dem
Druck oranger Einzahlungsscheine)

• Erstellung von einer Liste mit offenen Zahlungen (Offen Posten-Liste)

• Mahnvorschlag

• Druck von Mahnungen in 4 Stufen mit unterschiedlichen Mahntexten

Nach der Zahlung der Rechnungen können diese über die Schnittstelle Finanzbuchhaltung als fixfertige Buchhungen der Buchhaltung übergeben werden. Die Belegnummern werden in a-office hinterlegt, so dass die Verbindung zwischen Original-Rechnung und Buchhaltung immer nachvollziebar bleibt.

Debitoren-Verwaltung in der Buchhaltung

In grösseren Betrieben und bei der vereinbarten MWSt-Abrechnung werden die Rechnungen nach dem Versand derselben, noch vor dem Zahlungseingang, der Debitoren-Buchhaltung (Sage 50) übergeben. Damit erreicht man eine klassische Trennung zwischen Auftragsabwicklung, welche vorwiegend duch Fachleute der entsprechenden Branche genutzt wird und dem Finanzwesen, welches durch kaufmännisch ausgebildete Mitarbeiter bedient wird.

Mit der Schnittstelle Debitorenbuchhaltung werden folgende Daten zur Buchhaltung übertragen:

• Adresse des Kunden

• Rechnung mit Betrag und ESR-Referenzzeile (oranger Einzahlungsschein)

• Aktiv- und Ertragsbuchungen

• Kostenstellen-Buchungen sofern notwendig

In der Debitoren-Buchhaltung Sage 50 sind keine manuellen Buchungen nötig, hingegen können Buchungen von falsch aufbereiteten Rechnungen korrigiert werden. Mit der Debitoren-Buchhaltung haben sie jederzeit den Überblick über offene Rechnungen und können diese auch den Kreditoren gegenüberstellen. Das gibt Ihnen einen Hinweis zur Liquidität und zeigt auch mögliche Engpässe auf.

In der Debitoren-Buchhaltung können folgende Arbeiten erledigt werden:

• Manuelle Erfassung von Zahlungen (Barzahlungen, WIR-Zahlungen)

• Einlesen von ESR-Zahlungen bei Ihrem Finanzinstitut (In Kombination mit dem 
Druck oranger Einzahlungsscheine)

• Erstellung von einer Liste mit offenen Zahlungen (Offen Posten-Liste)

• Mahnvorschlag

• Druck von Mahnungen in 4 Stufen mit unterschiedlichen Mahntexten

• Erstellung von Auswertungen zum Zahlungsverkehrs eines bestimmten Kunden