Dokumenten-Verwaltung
Seit Jahrzehnten spricht die Informatik vom papierlosen Büro, bis jetzt mit wenig Wirkung. Technologische Entwicklungen ermöglichen es heute allerdings, dieses Ziel langsam zu erreichen. Mit modernen Scannern können heute Papierdokumente jeder Art mit wenig Aufwand digitalisiert und auf Servern gespeichert werden. Gleichzeitig können elektronische Dokumente, welche Sie per Mail erhalten oder in Ihrem Betrieb erstellt haben, direkt ohne Scanvorgang gespeichert werden.
Natürlich braucht es nun eine Software, die diese grosse Anzahl von Dokumenten so verwaltet, dass sie auch nach Jahren noch gefunden werden können. Dabei ist es sehr wichtig, dass die Dokumente gut mit Ihren Daten verbunden werden. So können Sie dann alle Dokumente, welche zu einer bestimmten Adresse, einem Projekt, einer Bestellung oder einem Rechnung gehören leicht wieder finden.
Die a-office Dokumentenverwaltung erledigt genau diese Arbeit für Sie. Sie legen eingescannte oder neu erstellte Dokumente einfach in einen Archiv-Eingang-Ordner. Dort werden diese Dokumente von a-office abgeholt und auf Grund des Erstellungsdatums archiviert. Gleichzeitig wird der Inhalt des Dokumentes soweit möglich indexiert (in die Datenbank geschrieben) und sie können diese Dokumente nun einfach mit Ihren Daten verbinden, soweit a-office dies nicht schon automatisch erledigt hat.
Zur besseren Verwaltung hinterlegen Sie zu den eingelesenen Dokumenten Ablage-Kategorien, Suchbegriffe, oder freie Bemerkungen. Zu jedem Dokument wird das Erstellungs- und Bearbeitungsdatum hinterlegt.
Berechtigung
Die Berechtigung für den Zugriff kann wie folgt definiert werden:
• Alle Benutzer
• Einzelner Benutzer
• Benutzer einer bestimmten Abteilung
• Benutzer eines bestimmten Mandanten
Bei bearbeitbaren Dokumenten wird in einem Journal festgehalten, wer das Dokument wann bearbeitet hat. Das Öffnen der Dokumente ist natürlich direkt aus a-office möglich.
Verbinden von Dokumenten mit a-office Daten
Sie können zu einem Dokument jederzeit neue Daten erstellen. Dies könnten sein:
• Neuer Kreditor
• Neue Aufgabe
• Neuer Rapport
Oder sie verbinden eingelesene Dokumente mit folgenden Daten
• Adresse
• Artikel
• Auftrag
• Brief
• Bestellung
• Projekt
Die a-office Dokumentenverwaltung erstellt eine Brücke zwischen Dokumenten jeder Art und Ihren Daten in der Datenbank. Natürlich können Sie nach diesen Ablage- und Verknüpfungsdaten in fast beliebiger Kombination suchen und damit Ihre Daten viel schneller finden als in der besten Ablagestruktur.
Archivierung
Sehr alte Daten, die sie nicht mehr brauchen werden, können Sie dank der Ablage nach Datum auf eine DVD archivieren und auf dem Server löschen. Dazu können Sie für diese Daten einfach den Basispfad entsprechend anpassen, so dass nach einlegen der richtigen Archiv DVD diese Dokumente noch immer aufrufbar sind.
